Beratungseinsatz nach § 37 Abs. 3 SGB XI: Pflicht, Fristen und Kosten

Florian Goecke

4. Juni

8 Min. Lesezeit

Aktualisiert: 11. Okt.

Kurz gesagt: Wer Pflegegrad 2 bis 5 hat und ausschließlich Pflegegeld bezieht, muss einmal pro Kalenderhalbjahr einen Beratungseinsatz in der eigenen Häuslichkeit abrufen – seit dem 1. Januar 2026 gilt das auch für Pflegegrad 4 und 5 (vorher vierteljährlich). Die Kosten trägt die Pflegekasse, für Sie entstehen keine Kosten. Fehlt der Nachweis, muss die Pflegekasse das Pflegegeld angemessen kürzen – in der Praxis um bis zu 50 Prozent – und im Wiederholungsfall ganz einstellen.

Pflegegrad 1: Häufigkeit: bis zu 1× pro Halbjahr · Kosten für Sie: keine (Pflegekasse zahlt) · Pflicht? Nein, freiwillig
Pflegegrad 2 mit Pflegegeld: Häufigkeit: 1× pro Kalenderhalbjahr · Kosten für Sie: keine (Pflegekasse zahlt) · Pflicht? Ja
Pflegegrad 3 mit Pflegegeld: Häufigkeit: 1× pro Kalenderhalbjahr · Kosten für Sie: keine (Pflegekasse zahlt) · Pflicht? Ja
Pflegegrad 4 mit Pflegegeld: Häufigkeit: Pflicht: 1× pro Kalenderhalbjahr; freiwillig: bis zu 1× pro Quartal · Kosten für Sie: keine (Pflegekasse zahlt) · Pflicht? Ja (halbjährlich), vierteljährlich freiwillig
Pflegegrad 5 mit Pflegegeld: Häufigkeit: Pflicht: 1× pro Kalenderhalbjahr; freiwillig: bis zu 1× pro Quartal · Kosten für Sie: keine (Pflegekasse zahlt) · Pflicht? Ja (halbjährlich), vierteljährlich freiwillig
Pflegegrad 2–5 mit Pflegesachleistung oder Kombinationsleistung: Häufigkeit: bis zu 1× pro Halbjahr · Kosten für Sie: keine (Pflegekasse zahlt) · Pflicht? Nein, freiwillig

Stand: Oktober 2026, Grundlage: § 37 Abs. 3 SGB XI und Gemeinsames Rundschreiben der Pflegekassen vom 02.04.2026. Bei privat Versicherten tritt das Versicherungsunternehmen an die Stelle der Pflegekasse.

Tipp: Noch kein Pflegegrad oder unsicher, ob er noch passt? Unser kostenloser Pflegegrad-Rechner gibt Ihnen eine unverbindliche erste Einschätzung.

Was ist ein Beratungseinsatz?

Der Beratungseinsatz – auch Beratungsbesuch, Pflegeberatung nach § 37.3 oder kurz „37.3-Besuch“ (nicht zu verwechseln mit der Pflegeberatung nach § 7a SGB XI) – ist ein Termin mit einer Beratungsperson – in der Regel einer Pflegefachkraft – bei Ihnen zu Hause. Er ist im Gesetz beim Pflegegeld geregelt (§ 37 Abs. 3 SGB XI). Das Ziel steht ausdrücklich im Gesetz: Die Beratung soll die Qualität der häuslichen Pflege sichern und die pflegenden Angehörigen regelmäßig praktisch und pflegefachlich unterstützen.

Wichtig für viele Familien: Der Beratungseinsatz ist keine Begutachtung. Es wird kein Pflegegrad neu festgelegt. Im Vordergrund steht die Unterstützung, nicht die Kontrolle von Angehörigen. Die Beratungsperson schätzt aber ein, ob die Pflege sichergestellt ist – das gehört zum gesetzlichen Ziel, die Qualität der häuslichen Pflege zu sichern. Er ersetzt auch keinen Arztbesuch – bei akuten Beschwerden oder einer plötzlichen Verschlechterung ist immer ärztlicher Rat nötig. Der Termin ist vielmehr ein fester Anlass, die Pflegesituation mit einem fachlichen Blick von außen anzuschauen.

Wie oft ist der Beratungseinsatz Pflicht – bei Pflegegrad 2, 3, 4 und 5?

Beratungseinsatz bei Pflegegrad 2 und Pflegegrad 3

Wer Pflegegrad 2 oder 3 hat und ausschließlich Pflegegeld bezieht, muss den Beratungseinsatz halbjährlich abrufen, also zweimal im Jahr. Die Frage „Pflegegrad 3 – Beratungseinsatz wie oft?“ lässt sich deshalb klar beantworten: einmal im Kalenderhalbjahr.

Pflegegrad 4 und 5: Was sich 2026 geändert hat

Bis Ende 2025 mussten Pflegebedürftige mit Pflegegrad 4 und 5 den Beratungseinsatz vierteljährlich nachweisen. Mit dem Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege gilt seit dem 1. Januar 2026 auch für sie die halbjährliche Pflicht. Wer möchte, kann weiterhin vierteljährlich einen Beratungsbesuch in Anspruch nehmen – die zusätzlichen Termine sind dann freiwillig. Gerade bei hohem Pflegebedarf kann das sinnvoll sein.

Halbjährliche Pflegeberatung: Was „Halbjahr“ genau bedeutet

Die Pflegekassen rechnen mit festen Kalenderhalbjahren: vom 1. Januar bis 30. Juni und vom 1. Juli bis 31. Dezember. Es zählt also nicht der Abstand zum letzten Termin, sondern ob in jedem Halbjahr ein Nachweis vorliegt. Ein verspäteter Termin startet keine neue Frist. Welches Kalenderhalbjahr als erstes zählt, richtet sich nach der Bewilligung des Pflegegeldes; die Pflegekasse weist im Bewilligungsbescheid darauf hin.

Pflegegrad 1, Pflegesachleistung und Kombinationsleistung

Bei Pflegegrad 1 besteht keine Pflicht, aber ein Anspruch auf einen Beratungsbesuch pro Halbjahr. Dasselbe gilt für Pflegegrad 2 bis 5, wenn ein ambulanter Pflegedienst über Pflegesachleistungen versorgt. Auch wer die Kombinationsleistung (Pflegegeld plus Sachleistung) erhält, muss laut Rundschreiben der Pflegekassen keinen Beratungseinsatz nachweisen. Wenn Sie unsicher sind, welche Leistung bei Ihnen gemeldet ist, hilft ein Blick in den Bescheid oder ein kurzer Anruf bei der Pflegekasse.

Was kostet ein Beratungseinsatz?

Für Sie nichts. Die Vergütung trägt die Pflegekasse, bei privat Versicherten das private Versicherungsunternehmen und bei Beihilfeberechtigten anteilig die Beihilfe. Bei gesetzlich Versicherten rechnet der Pflegedienst direkt mit der Pflegekasse ab – auch bei den freiwilligen Beratungsbesuchen bei Pflegegrad 1 und bei Pflegesachleistung. Privat Versicherte klären den Abrechnungsweg am besten vorab mit ihrem Versicherungsunternehmen. Der Beratungseinsatz wird nicht vom Pflegegeld abgezogen, und er verpflichtet Sie nicht, weitere Leistungen beim selben Dienst zu buchen.

Wer darf die Pflegeberatung nach § 37.3 durchführen?

Das Gesetz nennt mehrere Möglichkeiten (§ 37 Abs. 3b und Abs. 8 SGB XI):

einen zugelassenen Pflegedienst,
eine von den Landesverbänden der Pflegekassen anerkannte Beratungsstelle mit pflegefachlicher Kompetenz,
Pflegeberaterinnen und Pflegeberater nach § 7a SGB XI sowie Beratungspersonen der Kommunen mit pflegefachlicher Kompetenz,
eine von der Pflegekasse beauftragte, aber nicht bei ihr angestellte Pflegefachperson, wenn vor Ort kein zugelassener Pflegedienst und keine anerkannte Beratungsstelle die Beratung gewährleisten kann.

Reine Betreuungsdienste dürfen den Beratungseinsatz nicht durchführen. Sie können den Anbieter frei wählen. Die Pflegekassen empfehlen, möglichst immer denselben Dienst zu beauftragen, damit möglichst dieselbe Fachkraft wiederkommt und die Situation schon kennt.

Geht der Beratungseinsatz auch per Video? Ja, mit Einschränkungen: Auf Ihren Wunsch kann jede zweite Beratung per Videokonferenz stattfinden. Diese Regel gilt bis einschließlich 31. März 2027. Der erste Beratungsbesuch muss immer persönlich bei Ihnen zu Hause erfolgen, und es dürfen nur Videodienste genutzt werden, die die Anforderungen für ärztliche Videosprechstunden erfüllen.

Wie läuft ein Beratungseinsatz ab?

Der Termin findet dort statt, wo gepflegt wird – in Ihrer Wohnung, im Haushalt der Pflegeperson oder dort, wo die pflegebedürftige Person aufgenommen wurde. Die pflegebedürftige Person ist dabei – die Beratung bezieht sich auf ihre Situation, und sie (oder ihre gesetzliche Vertretung) unterschreibt den Nachweis. Angehörige, Bevollmächtigte oder andere vertraute Menschen können und sollten dabei sein, wenn sie an der Pflege beteiligt sind.

Typischerweise läuft der Besuch so ab:

Gespräch: Wie geht es der pflegebedürftigen Person? Was hat sich seit dem letzten Termin verändert? Wo wird es anstrengend?
Blick auf die Pflegesituation: etwa Mobilität und Sturzrisiken, Körperpflege, Essen und Trinken, Medikamente, Haut, Inkontinenz, Umgang mit Demenz, nächtliche Belastung.
Beratung: praktische Hinweise, zum Beispiel zu Hilfsmitteln, rückenschonendem Arbeiten, Entlastungsangeboten, Pflegekursen nach § 45 SGB XI oder zur Pflegeberatung nach § 7a.
Nachweis: Die Beratungsperson dokumentiert den Besuch auf dem einheitlichen Nachweisformular. Sie erhalten eine Ausfertigung, der Pflegedienst übermittelt den Nachweis an die Pflegekasse.

So bereiten Sie sich vor: Notieren Sie Fragen und Veränderungen der letzten Monate. Legen Sie den Bescheid der Pflegekasse, den aktuellen Medikamentenplan und Arztbriefe bereit, und zeigen Sie vorhandene Hilfsmittel. Eine aufgeräumte Wohnung oder einen „perfekten“ Pflegealltag müssen Sie nicht vorführen – ein ehrlicher Eindruck macht die Beratung erst hilfreich.

Was steht im Nachweis – brauche ich eine Formulierungshilfe?

Nein. Viele suchen nach einer „Formulierungshilfe“ für den Beratungseinsatz, doch Angehörige müssen keinen Text selbst verfassen. Für den Nachweis gibt es ein bundesweit einheitliches Formular, das die Beratungsperson ausfüllt. Die pflegebedürftige Person oder ihre gesetzliche Vertretung kreuzt darauf nur an, welche Angaben an die Pflegekasse gehen dürfen, und unterschreibt. Der Pflegedienst übermittelt es elektronisch an die Pflegekasse.

Darin wird bestätigt, dass die Beratung stattgefunden hat. Erkenntnisse und Empfehlungen – etwa zu Pflegekursen, Hilfsmitteln oder einer weitergehenden Beratung – erhält die Pflegekasse grundsätzlich nur mit Ihrer Einwilligung. Ausnahmen: Hält die Beratungsperson eine weitergehende Pflegeberatung für angezeigt, darf sie diese Einschätzung auch ohne Einwilligung weitergeben; die Pflegekasse bietet Ihnen dann eine Pflegeberatung nach § 7a an. Bei akuter Gefahr für Leib oder Leben wird die Pflegekasse ebenfalls informiert, dass die Pflege nicht sichergestellt ist. Hilfreich ist, wenn Sie im Gespräch offen sagen, was Sie belastet: Dann können passende Empfehlungen aufgenommen werden, und die Pflegekasse muss Sie zeitnah unterstützen, etwa Pflegekurse, die Pflegeberatung oder Angebote des Pflegestützpunkts zu nutzen.

Beratungseinsatz vergessen: Wird das Pflegegeld gekürzt?

Ja, das kann passieren. Das Gesetz sagt: Wer den Pflicht-Beratungseinsatz nicht abruft, dem hat die Pflegekasse das Pflegegeld angemessen zu kürzen und im Wiederholungsfall zu entziehen (§ 37 Abs. 6 SGB XI). In der Praxis gehen die Pflegekassen laut ihrem Gemeinsamen Rundschreiben so vor:

Erstes versäumtes Halbjahr: Nach Ablauf des Halbjahres informiert die Pflegekasse Sie. Das Pflegegeld wird um bis zu 50 Prozent gekürzt, ab dem Ersten des Monats nach dieser Mitteilung. Die Situation im Einzelfall soll berücksichtigt werden.
Kurzer Puffer: Hat der Beratungseinsatz rechtzeitig im abgelaufenen Halbjahr stattgefunden und geht der Nachweis noch vor dem Kürzungstermin bei der Pflegekasse ein, wird nicht gekürzt. Weil Pflegedienste Nachweise oft mit der Monatsabrechnung schicken, kann die Pflegekasse diese Frist um einen Monat verlängern. Verlassen Sie sich darauf aber nicht – der Termin gehört ins laufende Halbjahr.
Zweites versäumtes Halbjahr in Folge: Das gilt als Wiederholungsfall – die Pflegegeldzahlung wird ab dem Ersten des Monats nach der Mitteilung der Pflegekasse eingestellt.
Nachholen lohnt sich: Wird der Beratungseinsatz nachgeholt und der Pflegekasse nachgewiesen, zahlt sie wieder das volle Pflegegeld – rückwirkend ab dem Tag, an dem der Beratungseinsatz stattgefunden hat.

Zur Einordnung: Das Pflegegeld beträgt aktuell monatlich 347 Euro (Pflegegrad 2), 599 Euro (Pflegegrad 3), 800 Euro (Pflegegrad 4) und 990 Euro (Pflegegrad 5). Eine Kürzung um die Hälfte ist für viele Familien spürbar.

Wenn Sie den Termin vergessen haben: Vereinbaren Sie so schnell wie möglich einen Beratungseinsatz und sprechen Sie mit Ihrer Pflegekasse, besonders wenn Krankheit oder ein Krankenhausaufenthalt der Grund war. Am einfachsten ist es, den nächsten Termin gleich am Ende des letzten Besuchs zu vereinbaren.

Beratungseinsatz in Kiel, Lübeck und Preetz mit halpy

halpy ist ein ambulanter Pflegedienst in Kiel, Lübeck, Preetz und Umgebung und führt Beratungseinsätze nach § 37 Abs. 3 SGB XI durch. Wir kommen zu Ihnen nach Hause, beantworten Ihre Fragen und übermitteln den Nachweis an Ihre Pflegekasse. Außerdem erinnern wir Sie an den nächsten Beratungstermin.

Kiel & Schwentinental: +49 431 556 88 000
Lübeck & Groß Grönau: +49 451 58 34 70 70
Preetz & Umgebung: +49 4342 78 97 040

Sprechzeiten: Montag bis Freitag, 8–12 Uhr und 13–15 Uhr. Zusätzlich gibt es bei halpy eine 24-Stunden-Rufbereitschaft. In medizinischen Notfällen wählen Sie bitte die 112.

Beratungseinsatz in Kiel, Lübeck & Preetz buchen →

Sie wissen noch nicht, welcher Pflegegrad passt? Der halpy Pflegegrad-Rechner gibt eine erste Orientierung.

Häufige Fragen

Muss die pflegebedürftige Person beim Termin dabei sein? Ja, in aller Regel. Die Beratung bezieht sich auf ihre persönliche Situation, findet in ihrer Häuslichkeit statt, und sie oder ihre gesetzliche Vertretung unterschreibt den Nachweis.

Kann ich den Pflegedienst für den Beratungseinsatz frei wählen? Ja. Sie können jeden zugelassenen Pflegedienst oder eine anerkannte Beratungsstelle beauftragen. Der Termin verpflichtet nicht zu weiteren Leistungen.

Gilt das auch für privat Versicherte? Ja. Die Pflicht ist dieselbe; an die Stelle der Pflegekasse tritt das private Versicherungsunternehmen. Es trägt die Kosten, bei Beihilfeberechtigten anteilig zusammen mit der Beihilfe.